pencil.gif (3404 bytes)文書處理大要

壹、公文類別與製作

 一、公文類別:

 (一)公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」六種。

  1、令:發布行政規章,發表人事任免、遷調、獎懲時使用。

  2、呈:對上級有所呈請或報告時使用。

  3、函:各機關處理公務有左列情形之一時使用:

   (1)上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。

   (2)下級機關對上級機關有所請求或報告時。

   (3)同級機關或不相隸屬機關間行文時。

   (4)民眾與機關間的申請與答復時。

  4、公告:向公眾或特定對象宣佈時使用。

  5、其他公文:

   (1)書函:

     甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。

     乙、代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表,其適用範圍較函為廣泛,

              舉凡答復簡單案情,寄送普通文件、書刊,或為一般聯繫、查詢

              等事項行文時均可使用,其性質不如函之正式性。

   (2)開會通知單:召集會議時使用。

   (3)公務電話紀錄:凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說

            明之事項,經通話後,發話人如認有必要,可將通話紀錄複寫兩份, 以一份送達受話人,雙方附卷,以供查考。

 二、公文結構及作法:

  (一)結構(公文的格式):【如附件一∼五】

公文的結構常具備下列五個項目:

  1、機關(團體)名稱及文別:首先應標明發文機關(團體)的名稱及文

   別,使人一望而知,是那個機關。「文別」表示發文單位發的是什麼

   公文,令、呈或函等。機關(團體)的名稱,必須是全銜,不能簡寫

   或省略,字體要印的略為大些。

 2、受文者:受文者是指行文的對象,現行公文將受文者的名稱,寫在公

   文前面的第一行,如果受文者是機關或團體,應寫全銜,如:「台灣

   省私立新興高級工商職業學校」是全銜。不能省稱「私立新興工商」

   ;如果受文者是民眾,則在其姓名下加「先生」、「女士」或「君」字

   ,以示禮貌。如果受文者是地方首長、團體主管或民意代表,則應稱

   其職銜。如:「桃園縣某縣長」。

 3、副本收文者:指文件的抄本,副本收文者,常是公文的涉及者,他

   和公文中所說的事有關。

 4、本文:是公文的主要部分,普通分為三段。

(1)    主旨─為全文精要,用來說明行文的目的與期望。

(2)    說明─是用來補充說明主旨的,當案情必須就事實、來源或理由作較詳細的敘述,無法於「主旨」內容納時,就用本段說明。

(3)    辦法─向受文者提出的具體要求無法在「主旨」內簡述時,就用辦法列舉。

   三段之中,只有主旨不能省略。能用主旨一段完成時,就用一段。能 用兩段完成時,就用兩段。完全看需要而定。

 5、署名:署名是指在公文的文尾,簽署發文機關的首長職稱與姓名,以示負責。  

 

附件一:

附件二:

附件三:

附件四:

附件五:

附件五~二:

(二)作法:

  一般公文以「函」為主,製作要領:

   1、文字敘述應儘量使用明白曉暢,詞意清晰之文字,以達到「簡、淺、 明、確」之要求。

   2、文句應正確使用標點符號。

   3、文內避免層層套敘來文,祇摘述要點。

   4、應絕對避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可之詞句。

   5、應採用語氣肯定、用詞堅定、互相尊重之語詞。一般用字如附錄。

 

附錄二:

6、分段要領【如附件三∼五】:

     (1)每段均標明段名,段名之上不冠數字,段名之下加冒號「:」。 如一:

     (2)「主旨」一段不分項,文字緊接段名書寫。

     (3)「說明」、「辦法」如無項次,文字緊接段名書寫;如分項條列,

               應另行低格書寫為一、二、 三、……,(一) (二) (三)……,

               1、2、3、……,(1)(2)(3)……。

   7、公告:

        公告一律使用通俗、簡淺易懂之文字製作,絕對避免使用艱深費解之 詞彙,以條列式為宜,且文字必須加註標點符號。

     8、書函文字用語比照「函」之規定。

 三、簽、稿之撰擬:

 (一)簽稿之一般原則:

   1、簽為幕僚處理公務表達意見,以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據。

   2、「稿」為公文之草本,依各機關規定程序核判後「發出」。

   3、擬辦方式:

     (1)先簽後稿(較重大案件):

        甲、制定、訂定、修正、廢止法令案件。

        乙、有關政策性或重大興革案件。

        丙、牽涉較廣,會商未獲結論案件。

        丁、擬提決策會議討論案件。

        戊、重要人事案件。

     (2)簽稿併陳:

           甲、文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案 件。

        乙、案情特殊須加說明之案件。

        丙、須限時辦發不及先行請示之案件。

     (3)以稿代簽為一般案情簡單,或例行承轉之案件。

     (4)不論先簽後稿、簽稿併陳或以稿代簽均宜在首頁面右上方直列

        書明,並將左上角折疊書明頁次1、2、3...。

 (二)簽之撰擬:

   1、先簽後稿:簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式辦理。

   2、簽稿併陳:視情形使用「簽」,如案情簡單,可使用便條紙,不分段 ,以條列式簽擬。如:一、二、 三、……。

   3、一般存參或案情簡單之文件,得於原件文中空白處簽擬。

   4、「主旨」:扼要敘述,概括「簽」之整個目的與擬辦,不分項,一段 完成。

   5、「說明」:對案情之來源、經過與有關法規或前案,以及處理方法之 析等,作簡要之敘述,並視需要分項條列。

   6、「擬辦」:為「簽」之重點所在,應針對案情,提出具體處理意見, 或解決問題之方案。意見較多時分項條列。

 (三)稿之撰擬:

   1、按行文事項之性質選用公文名稱,如「令」、「函」、「書函」、「公告」 等。

   2、訂有辦理或復文期限者,請在「主旨」內敘明。

   3、承轉公文,請摘敘來文要點,不宜在「稿」內書:「照錄原文,敘至 某處」字樣,來文過長仍請儘量摘敘,無法摘敘時,可照規定列為附 件。

   4、概括之期望語「請 核示」、「請 查照」、「請 照辦」等,列入「主 旨」,不在「辦法」段內重複;至具體詳細要求有所作為時,請列入 「辦法」段內。

   5、「說明」、「辦法」分項條列時,每項表達一意。

   6、文末首長簽署、敘稿時,為簡化起見,首長職銜之下可僅書「姓」, 字則以「○○」表示。

   7、須以副本分行者,請在「副本」項下列明;如要求副本收受者作為時 ,則請在「說明」段內列明。

   8、如有附件,請在「說明」段內敘述附件名稱及份數。

貳、處理程序

 一、文書處理程序一般原則如下:

 (一)文書處理,應以隨到隨辦、隨辦隨送,不得積壓。

 (二)各機關得視實際需要,可採用收發文同號或收發文檔案同號,但以符合 工作簡化為原則。

 (三)文書除各種報表、簿冊及附件譯文,得採由左而右之橫行格式外,一律 應用由右而左之直行格式。

 (四)任何文書均須記載年、月、日、時;文書中記載年份,一律以中華民國 紀元為準,惟外文或譯件,得採用西元紀年。

 (五)文書處理過程中之有關人員,均應於文面適當位置蓋章或簽名,並註明 時間,以明責任。簽名必須清晰,以能辨明為何人所簽。【如附件五】

 (六)在辦公時間外,遇有公文收受,應由值日人員按照值日及值夜規則之規定辦理。代為收受,並列為交待。

 二、收文、分文原則:

 (一)附件未到而公文先到者,應俟附件到齊後再分辦;公文如為急要件,可先送承辦單位簽辦,其附件如逾正常時間未寄到時,應速洽詢。

 (二)來文如有誤投,應退還原發文機關,其有時間性者得代為轉送,並通知原發文機關。

 (三)來文內容涉及二個單位以上者,以來文所敘業務較多或首項業務之主辦單位為主辦單位,於收辦後再行會辦或協調分辦。

 (四)承辦單位收受之文件,經主管核閱認為非屬本單位承辦者,單位收發應退回分文人員改分,或逕行移送其他單位承辦並通知分文人員;受移單位如有意見,應即簽明理由陳請首長裁定,不得再行移還,以免輾轉延 誤。

 (五)未經文書單位收文之文件,應於辦畢之時登簿送由文書主管單位補辦收文登記手續。

 (六)會辦之文件,受會單位應視同速件,並依收發文程序辦理。

 三、擬辦文書應注意事項:

  (一)簽具意見,應力求簡明具體,不得模稜兩可,或晦澀不清,尤應避免未擬意見而僅用「陳核」或「請示」等字樣,以圖規避責任。

  (二)重要或特殊案件,承辦人員不能擬具處理意見時,應敘明案情簽請核示或當面請示後,再行簽辦。

  (三)承辦人員擬辦案件,應依輕重緩急,急要者提前擬辦,其他亦應依序辦理,並均於規定時限完成,不得積壓。

 (四)承辦人員對於來文或簽擬意見,如情節較繁或文字較長者,宜摘提要點,以眉註方式,書於該段文字之上,或於重要文句旁,用色筆劃出記號,以利核閱。

 (五)擬辦人員對於來文之附件,有抽存待辦之必要者,應於來文上書明「附件抽存」字樣,並簽名或蓋章,附件除書籍等另有指定單位保管者外,應於用畢後歸檔。

  (六)凡案件與其他機關或單位之業務有關者,應儘量會商。

1、 以電話商詢或面洽,必要時並紀錄備查【電話紀錄格式如附件六】。

 

附件六:

      2、以簽稿送會有關單位。其送會單位較多者,宜採用簽稿會核單【簽稿

          會核單格式如附件七】。

附件七:


  (七)擬稿以一文一事為原則,來文如係一文數事者,得分為數文答復。

  (八)文稿內遇有重要性之數字,宜用大寫。

  (九)擬辦復文或轉行之稿件,請將來文機關之發文日期及字號以國字敘入, 俾便查考。

  (十)字跡請力求清晰,不得潦草,如有添註塗改,請於添改處蓋章。

  (十一)文稿有一頁以上者請裝訂妥當,並於騎縫處蓋(印)騎縫章或職名章, 同時於每頁之左下角加註頁碼。

 (十二)承辦人員於辦稿時,請參考範例【見各附件】,分別填寫左列各點:

      1、「文別」:按照公文程式條例之類別及有關規定填寫。

      2、「速別」:係指希望受文機關辦理之速別。填「最速件」或「速件」等,普通件不必填寫。

      3、「附件」:請註明名稱及數量或其他有關字樣。

      4、「正本」或「副本」:分別逐一書明全銜,其地址非眾所週知者,請註明,機關內部得以加發「抄件」之方式處理。

      5、簽稿送請核判如須附送參考資料或檔案且數量較多時,除標明附件號數外,並將重要處斜摺,露出上端或加籤條,以利查閱。

   6、文稿增刪修改過多者,原承辦人應清稿。清稿後應將原稿附於清稿之後,再陳核判。其已會核會簽者,不必再會核簽。

 四、會稿應注意事項:

  (一)已於擬辦時會核之案件,如稿內所敘與會核時並無出入,應不再送會,以節省時間及手續。

  (二)各單位於其他單位送會之簽稿,如有意見應即提出,一經會簽,即認為同意,應共同負責。

  (三)會稿單位對於文稿有不同意見時,應由主辦單位綜合修改後,再送決定。

  (四)非政策性之緊急文稿,為爭取時效,得先發後會。

 五、使用公文夾應注意事項如下:

  (一)文書之陳核、陳判等過程中,均應使用公文夾,並以公文夾顏色做為機關內部傳送速度之區分。

  (二)公文夾區分如下,各機關並得視實際需要自行訂定:

      1、最速件用紅色。

      2、速件用藍色。

      3、普通件用白色。

      4、機密件用黃色或特製之密件袋。

參、文書保密

  一、文書之處理,不得隨意散置或出示他人。

  二、各級人員經辦案件,無論何時,不得以職務上之秘密作私人談話資料。非經辦人員不得查詢業務範圍以外之公務事件。

  三、文書之核判、會簽、會稿時,不得假手本單位(處、室)以外之人員,更不得交與本案有關之當事人。

  四、文書放置時,應背面向上或放於公文夾內,以防止被他人窺視。

  五、下班或臨時離開辦公室時,應將公文收藏於辦公桌抽屜或公文櫃內並即加鎖。

肆、文書稽催

 一、文書稽催亦稱公文時效管制,乃各級主管之職責;以為加速文書處理、提高行政效率。

 二、公文辦理期限,除經各級長官批定者,應依限辦理外,餘由單位主管視公文之性質,參照左列標準斟酌決定,並由單位收發人員登記後,交承辦人員依限擬辦。

  (一)最速件隨到隨辦。

  (二)速件不超過三日。

  (三)普通件不超過六日。

  (四)限時公文及其他依法定有時限之案件,應依其規定時限辦理。

  (五)來文案情繁複須經詳商或具其他理由者,得酌予延長辦理時限,惟應視申請展期天數,區分核准權責,由各機關自行規定。

 三、各單位對於公文處理時效,應確實依辦理時限基準,實施管制;各級單位主管對所屬承辦之公文,應隨時檢查有無逾限情事,予以督催,並注意公文品質及本身處理時限之遵守,其疏於督催致有貽誤時,應負共同責任。

伍、文書用具、用紙及付郵

  一、各單位公文用紙之質料、尺度。

  (一)質料:七十磅以上米色(白色)模造紙或再生紙。

 (二)尺度:採國家標準總5號用紙尺度A4、便條紙用A5。

 (三)格式:如附件。

 (四)各單位寄送公文時,請務必填妥郵遞區號(各辦公室均有一本)及地址、單位,並於16:00前送交文書組,寄送類別請以鉛筆註明,以利投送。

 

 

陸、清理

一、檔案除須永久保存者外,定期保存者,其保存年限區分為三十年、二十五年、二十年、十五年、十年、五年、三年、一年。

二、本校公文每學年請在七月份(暑假起第一週)由承辦人依時效自行清理並登註向文書組報備後監毀。

三、一般性非法令規定之文件,如:開會通知等無保存價值者,可於辦後銷號畢,銷毀。